Meetings: Dos und Don‘ts!

Schlechte Meetings waren gestern!

Meetings sind in vielen Unternehmen ein wichtiger Punkt auf der Tagesordnung. Doch gerade vielen Arbeitnehmern graut es davor. Aber warum eigentlich?

Oftmals sind die Meetings für eine Stunde angesetzt, dauern letztendlich jedoch zwei bis drei Stunden. Dabei kommt es durchaus vor, dass sich ein ursprünglich gut strukturiertes Meeting zu einer wirren Diskussionsrunde entwickelt und schließlich keinerlei Lösungsvorschläge erzielt werden. Was sollten Sie in einem Meeting vermeiden? Worauf sollten Sie besonders achten? Das sind Fragen, die Sie immer im Hinterkopf behalten sollten.

Was sind die No-Gos im Meeting?

1. Augen auf!

   Sie sollte immer daran denken, dass Ihre Vorgesetzten in der Regel auch an den Meetings teilnehmen. Von daher achten Sie darauf, wie Sie nach außen hin wirken. Gelangweilte oder genervte Gesichtsausdrücke sollten sie womöglich besser vermeiden, damit kein falscher Eindruck von Ihnen entsteht. Versuchen Sie also während des Meetings aufmerksam zuzuhören und mitzudenken, dann werden Sie nicht so schnell müde.
   
   

2. Telefon weg und E-Mails ignorieren!

   Auch wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre E-Mails dringend beantwortet werden müssen, sollten Sie Ihre Mails während des Meetings gekonnt ignorieren. Auch Ihr Telefon sollten Sie auf einen Mitarbeiter umleiten, der nicht am Meeting teilnimmt. Durch das ständige checken Ihrer E-Mails kann es schnell den Eindruck erwecken, dass Sie das Meeting langweilt und Sie andere Aufgaben als wichtiger empfinden. Auch das ewige Klingeln des Telefons kann als äußerst störend empfunden werden und zieht das Meeting oftmals unnötig in die Länge.
   
   

3. Lassen Sie Ihre Kollegen ausreden!

   Unterlassen Sie Kommentare wie „Das sehe ich aber nicht so“! Wenn Sie Ihre Kollegen ständig unterbrechen, dann erzeugt dies nur umfangreiche Diskussionen. Zudem ist es äußerst respektlos. Auch wenn Sie die Meinung der anderen nicht teilen, sollten Sie diese nicht ständig unterbrechen. Lassen Sie jeden ausreden. Sie wollen ja schließlich selber auch nicht, dass Sie unterbrochen werden. Heben Sie einfach die Hand, wenn Sie sich zu einem Thema äußern möchten oder die umfangreichen Äußerungen eines Mitarbeiters unterbinden möchten.
   
   

4. Sitzen Sie das Meeting aus!

   Ja, Meetings können lange dauern. Je mehr diskutiert wird, desto länger dauert das Ganze. Dennoch werden Meetings und Mitarbeiterversammlungen in der Regel frühzeitig angekündigt. Von daher sollten Sie im Vorfeld genug Zeit einplanen und nicht auf heißen Kohlen sitzen, wenn die ursprünglich angesetzte Zeit überzogen wird. Auf keinen Fall sollten Sie das Meeting eher verlassen! Das ist ein absolutes No-Go. Wenn Sie einen wichtigen Anschlusstermin haben, so sollten Sie diesen im Vorfeld ankündigen. Grundsätzlich sollte der Moderator jedoch darauf achten, dass das Meeting einen bestimmten Zeitrahmen nicht überschreitet.

Wann sollten Sie sich einmischen bzw. etwas äußern?

• Wenn Sie etwas Neues zu sagen haben (wiederholen Sie nicht die Aussagen Ihrer Kollegen indem Sie diese umformulieren)
• Wenn Ihre Aussage zum aktuellen Thema gehört
• Wenn Sich das Thema mit Ihrem Aufgabengebiet befasst
• Wenn es für den aktuellen Zeitpunkt/ das Meeting relevant ist

Nun wie Sie sich als Teilnehmer eines Meetings verhalten sollten ist nun klar. Natürlich trägt auch das Verhalten jedes einzelnen deutlich dazu bei, wie gut ein Meeting ist. Wie können Sie als Moderator das Meeting jedoch sichtlich spannender gestalten?

Worauf sollten Sie als Moderator achten?

1. Ziehen Sie das Meeting nicht unnötig in die Länge

   Sie sollten darauf achten, dass das Meeting im Idealfall eine gewisse Dauer nicht überschreitet. Setzen Sie das Meeting also für 1,5 bis 2 Stunden an. Sollte ein Meeting doch einmal länger dauern, so achten Sie darauf, dass spätestens nach dieser Zeitvorgabe eine kurze Pause gemacht wird, damit die Konzentration der Mitarbeiter nicht schwindet.
   
   

2. Ausschweifende Diskussionen stoppen!

   Was sich ebenfalls negativ auf die Konzentration und Laune der Mitarbeiter auswirkt sind ausartende Diskussionen. Falls Sie also merken, dass eine Diskussion keinen Sinn mehr macht, ziehen Sie einen Schlussstrich und eröffnen Sie das nächste Thema!
   
   

3. Starten Sie mit etwas Unerwarteten!

   Die meisten Mitarbeiter betreten das Meeting meist schon entnervt und haben die Erwartung, dass es sich um eine Menge Daten und Fakten handelt, die Punkt für Punkt abgearbeitet werden. Um die Stimmung etwas zu heben sollten Sie die Einleitung spannend gestalten. Lassen Sie die Mitarbeiter also von Ihrem Wochenende berichten oder erzählen Sie beispielsweise kurz die Erfolgsgeschichte einer bekannten Person aus Ihrer Branche.

Allein diese drei Punkte können Ihn schon dabei helfen, Ihr Meeting spannender zu gestalten und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zu wecken. Wichtig ist jedoch, dass Sich sowohl Mitarbeiter, als auch Moderatoren an den oben genannten Punkten orientieren. Denn ein Meeting funktioniert nur, wenn beide Parteien harmonieren und zusammen arbeiten.

Wir wünschen Ihnen eine schöne Adventszeit und viel Erfolg beim nächsten Meeting!