Unabhängig sein, flexibel von jedem Ort der Welt aus arbeiten, sich selbst verwirklichen, spannende Aufgaben ausüben - viele träumen von beruflicher Selbständigkeit und den damit verbundenen Freiheiten. Als virtueller Assistent kann man sich diesen Traum relativ einfach erfüllen. Die richtige Vorbereitung ist dabei ein wichtiger Erfolgsfaktor. Wir erklären Ihnen, was ein virtueller Assistent eigentlich ist, welche Tätigkeiten er übernimmt und stellen Ihnen wichtige Hürden vor, die es vor dem Einstieg zu nehmen gilt.
Was ist ein virtueller Assistent?
Virtuelle Assistenten arbeiten selbständig für mehrere Auftraggeber und erledigen vereinbarte Tätigkeiten wie z.B. Übersetzungen oder die Pflege der Website ausschließlich mittels moderner Informations- und Kommunikationsmittel. Die Arbeit kann dabei von jedem beliebigen Ort aus durchgeführt werden.
Welche Aufgaben übernimmt ein virtueller Assistent?
Virtuelle Assistenten können grundsätzlich alle Tätigkeiten übernehmen, die über elektronische Kommunikationswege zu bewältigen sind. Schwerpunkte setzt hier jeder selbst entsprechend seiner Ausbildung, Fähigkeiten und Präferenzen. Das Aufgabenspektrum kann beispielsweise folgende Themenbereiche beinhalten:
- Vertrieb
- Kundenkommunikation
- Marketing
- Webseiten-Pflege
- Buchhaltung
- Recherchen
- Event- und Reiseplanung
Die wichtigsten Schritte zum virtuellen Assistenten
Beflügelt von den Freiheiten, die dieser Job mit sich bringt, sollten Sie sich Zeit nehmen, um auch die Kehrseite zu betrachten. Seien Sie sich im Klaren darüber, dass es – so einfach es hier klingen mag – zu Beginn harte Arbeit ist, bis Ihr Unternehmen stabil läuft und Sie sich einen Kundenstamm aufgebaut haben. Viel Engagement, Zeit und Ausdauer werden nötig sein, um Anlauf zu nehmen und der Traum mag sich in dieser Phase vielleicht auch einmal nicht mehr so schön anfühlen. Überlegen Sie sich deshalb gut, wie viel Sie bereit sind zu geben, wie hoch Ihre Motivation ist, wie gut Sie informiert sind und ob Sie bereit sind, nach Durststrecken weiterzumachen.
Wichtige Punkte, die auf Ihrer To-do-Liste nicht fehlen sollten:
- Gewerbe anmelden
Eine Gewerbeanmeldung führt man bei der Gewerbemeldestelle seiner Stadt oder Region durch. Man kann entweder von der Regelbesteuerung Gebrauch machen oder sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden. Welche Variante für Sie die richtige ist, sollten Sie gründlich erörtern und gegebenenfalls einen Steuerberater hinzuziehen. In die Gewerbeanmeldung werden auch die Tätigkeiten eingetragen, die Sie anbieten möchten. Machen Sie sich hierzu rechtzeitig Gedanken, eventuell können Sie später noch Tätigkeiten hinzufügen. - Versicherungen abschließen
Um im Fall von Schadenersatzansprüchen abgesichert zu sein, ist der Abschluss einer Vermögensschadenshaftpflichtversicherung empfehlenswert. Außerdem benötigen Sie eine Krankenversicherung (gesetzlich oder privat). - Stundenlohn festlegen
Um einen angebrachten Stundenlohn festsetzen zu können, müssen verschiedene Faktoren einbezogen werden. Berücksichtigen Sie in Ihren Berechnungen die Kosten, die Sie haben und welche Umsatzziele Sie sich vorstellen. Wie ist zudem die gegenwärtige Marktlage und welchen Kundenkreis stellen Sie sich vor? Orientieren Sie sich auch an Mitbewerbern. - Arbeitsplatz wählen und ausstatten
Haben Sie sich überlegt, wo Sie Ihre Aufträge bearbeiten möchten? Bequem zu Hause oder auch auf dem Liegestuhl am Strand? Dank moderner Technik hindert Sie nichts daran. Entscheiden Sie, welche technische Ausstattung Sie für Ihr Aufgabenspektrum benötigen und ob Sie sie diese sofort kaufen oder eventuell leihen möchten. Wenn Sie gar nicht von zu Hause aus arbeiten können oder möchten oder Sie später unerwartet Aufträge annehmen wollen, für die Sie vorübergehend mehr Technik benötigen als vorhanden ist, so müssen Sie diese nicht sofort teuer erwerben oder den Auftrag gar ablehnen. Gerade in der Anfangsphase möchten Sie sicher jeden „Fisch an Land ziehen“, um eine stabile Basis zu schaffen. Moderne Business Center mit Coworking Spaces bieten vollständig ausgestattete Büroräume an, die man für kurze Zeiträume mieten kann. Das Business Center Meet & Connect beispielsweise bietet diesen Service in Dortmund, München und Darmstadt. So können Sie auch dann schnell auf Kundenanfragen reagieren, wenn Ihnen die nötige Infrastruktur anfangs noch fehlt. - Kunden finden
Es gibt viele verschiedene Wege, um Werbung für das eigene Business zu machen. Wichtig ist zunächst die eigene Website, die ansprechend und nutzerfreundlich gestaltet werden sollte. Die sozialen Netzwerke bieten zahlreiche Möglichkeiten, um auf sich aufmerksam zu machen und können je nach Zielgruppe ausgewählt werden. Eigene Freunde und Bekannte und vielleicht auch ehemalige Arbeitgeber können die Mundpropaganda ankurbeln und das Kontaktnetz weitläufig ausweiten. Nutzen Sie dieses Potenzial unbedingt.
Auch wenn die Entscheidung, sich als virtueller Assistent selbständig zu machen, nicht nur von den aufgeführten Aspekten abhängig ist, ist das „Abhaken“ dieser Punkte ein hilfreicher Beitrag. Stecken Sie die Rahmenbedingungen sorgfältig ab, informieren Sie sich über alle notwendigen Details und beziehen Sie letztendlich auch Ihr Bauchgefühl mit ein, wenn Sie als virtueller Assistent Karriere machen möchten.
